Revisado en octubre de 2026. Es una guía orientativa: confirma tu caso concreto con la administración o una asesoría.
Archivo y documentación
Un buen sistema de archivo, en papel y en digital, ahorra muchas horas buscando documentos y evita disgustos. En el caso de los archivos digitales hay que pensar en dos cosas: que no circulen fuera de donde deben y que no se pierdan por un fallo informático (copias de seguridad).
Parte de lo que guarda una asociación puede ser revisado en una inspección (de Trabajo o de Hacienda, por ejemplo); otra parte sirve para conservar su historia, como el archivo fotográfico. Cada tipo pide un tratamiento distinto.
Qué documentos conviene tener organizados
- Libros de la asociación: relación de socios y libro de actas.
- Contabilidad: libros contables, facturas, recibos, nóminas, cotizaciones y extractos bancarios.
- Correspondencia recibida y enviada.
- Documentación de uso frecuente, siempre a mano:
- Estatutos (mejor también en copia digital).
- Tarjeta del NIF de la entidad y DNI de su representante legal.
- Poderes otorgados, si los hay.
- Declaraciones y notificaciones de Hacienda.
- Resoluciones del Registro de Asociaciones, especialmente la de nombramiento de la junta directiva.
- Subvenciones y contratos públicos: declaraciones responsables, certificados de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social, certificados de secretaría, bases de la convocatoria e instrucciones de justificación.
- Fianzas depositadas en contratos públicos. Guarda bien los justificantes: la Administración no siempre las devuelve por iniciativa propia.
- Documentación laboral: contratos, nóminas, cotizaciones y currículums recibidos. Estos últimos conviene borrarlos a los pocos meses, porque contienen datos personales y pierden vigencia pronto.
- Memorias de actividades.
- Documentación de proyectos: listados de participantes, informes, etc. Si incluye datos personales, aplica todo lo que explicamos en Protección de datos.
- Fotos, vídeos y publicaciones. Respeta la protección de datos, el derecho a la propia imagen y, si aparecen menores, la Ley Orgánica de Protección Jurídica del Menor.
Administración electrónica y certificado digital
Conviene distinguir tres cosas:
- Administración electrónica: la posibilidad de hacer trámites con las administraciones por internet.
- Certificado digital: un archivo que te identifica de forma segura en internet y permite firmar y presentar trámites.
- DNI electrónico: una tarjeta que lleva un certificado digital, pero solo para personas físicas. Una asociación necesita un certificado de persona jurídica.
Por qué es imprescindible
Las personas jurídicas, y las asociaciones lo son, están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos. En la práctica, sin certificado digital una asociación no puede presentar impuestos, pedir subvenciones ni recibir notificaciones.
Además, tiene ventajas evidentes, sobre todo en el rural:
- Trámites a cualquier hora, sin horario de oficina.
- Desde cualquier lugar, sin desplazamientos ni colas.
- Más accesible para personas con dificultades de movilidad.
Tipos de certificado
La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) emite certificados para:
- Persona física.
- Representante de persona jurídica, que es el que necesita la asociación.
- Representante de entidad sin personalidad jurídica.
El certificado se instala en un navegador de un equipo concreto. Puede copiarse a otros navegadores o equipos y también usarse en el móvil, aunque en ordenador da menos problemas. Si algo falla, suele deberse a la combinación de sistema operativo, navegador, antivirus o cortafuegos.
Cómo obtenerlo
Hay otras entidades emisoras, pero lo más habitual es la sede de la FNMT. Haz todo el proceso desde el mismo ordenador y el mismo navegador.
- Solicitud. Elige el certificado de representante de persona jurídica e indica el NIF de la asociación. Recibirás un código: guárdalo.
- Acreditación. Acude con ese código y la documentación que te indiquen a una oficina de registro (por ejemplo, de la Agencia Tributaria). Algunas oficinas piden cita previa.
- Descarga. Con el mismo código, descarga e instala el certificado.
Después, haz una copia de seguridad protegida con contraseña y guárdala en un lugar seguro. Recuerda que el certificado caduca y hay que renovarlo antes de su vencimiento.