Control económico

Dos razones para llevar las cuentas

El control económico de una asociación responde a dos necesidades:

• Internas: tomar decisiones y explicar a socios y colaboradores cómo se usa el dinero.
• Legales: cumplir con la contabilidad y los impuestos, y justificar las subvenciones.

Las dos importan, pero la organización de la información debe partir de criterios internos. Si ordenas tus cuentas por actividades, después es fácil reagruparlas como pida una subvención. Al revés no: si solo las ordenas por las partidas de la convocatoria, no sabrás cuánto cuesta cada actividad.

Un ejemplo: una asociación que organiza talleres, excursiones y un campamento debería poder ver lo que gasta en cada una de esas actividades. Si solo apunta «material», «transporte» y «personal», no sabrá si el campamento sale a cuenta.

Ordenar la información económica

La información económica pasa por tres fases:

1. Presupuesto, cuando planificas.
2. Contabilidad, cuando registras lo que ocurre.
3. Balance, cuando evalúas el resultado.

Para poder compararlas, las tres deben usar las mismas categorías.

Criterios de clasificación

Estos son los criterios más útiles para una asociación:

• Tiempo: el ejercicio o periodo (2025, 2026…).
• Sentido del movimiento: gastos e ingresos, pagos y cobros.
• Actividad: programas, proyectos y actividades concretas (talleres, huerto escuela, jornadas…). Puede tener varios niveles.
• Naturaleza: el tipo de gasto o ingreso (materiales, alquileres, transporte, personal, cuotas, subvenciones…). Es el criterio principal del Plan General de Contabilidad y también admite subniveles.
• Lugar: solo para entidades con varias sedes.

Lo importante es que la estructura de las cuentas se parezca a cómo funciona tu asociación y a cómo la entienden sus socios y voluntarios. El orden más habitual es: tiempo, sentido del movimiento, actividad y naturaleza.

Justificación de subvenciones

Las subvenciones públicas suelen ser una parte importante de los ingresos de una asociación, y obtenerlas implica obligaciones. La norma de referencia es la Ley 38/2003, General de Subvenciones, desarrollada por su reglamento, el Real Decreto 887/2006.

Como entidad beneficiaria, la asociación debe:

• Realizar la actividad para la que se concedió la subvención.
• Justificarla en la forma y el plazo que marque la convocatoria.
• Someterse a las comprobaciones de la Administración que la concede, de la Intervención General y del Tribunal de Cuentas.
• Comunicar otras ayudas recibidas para la misma finalidad.
• Conservar los justificantes mientras puedan ser objeto de control.

Qué debe tener una factura válida

• Del proveedor: nombre o razón social, dirección y NIF.
• De tu asociación: nombre, dirección y NIF.
• Número de factura (un albarán no sirve).
• Fecha, concepto e importe, con el IVA desglosado o la mención de exención.

Junto a la factura, guarda el justificante de pago (transferencia o recibo bancario). El resto de documentos de gasto, como nóminas o cotizaciones, deben ser los oficiales.

Obligaciones contables

La Ley Orgánica 1/2002, en su artículo 14, obliga a todas las asociaciones a:

• Tener una relación actualizada de socios.
• Llevar una contabilidad que refleje la imagen fiel de su patrimonio, resultados y situación financiera, así como de las actividades realizadas.
• Hacer inventario de sus bienes.
• Recoger en un libro de actas las reuniones de sus órganos.
• Que la asamblea general apruebe las cuentas cada año.

Las normas contables que aplican son las del Real Decreto 1491/2011, de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, y la Resolución del ICAC de 26 de marzo de 2013, que aprueba el Plan de Contabilidad de estas entidades. Las asociaciones pequeñas pueden usar los modelos abreviados o el plan para pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos.

Si la asociación es de utilidad pública

Debe llevar la contabilidad conforme a esas normas y, dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, presentar ante el registro donde esté inscrita (Real Decreto 1740/2003, artículo 5):

• Las cuentas anuales: balance, cuenta de resultados y memoria.
• Una memoria de actividades que muestre el cumplimiento de sus fines.

Si la asociación realiza actividades económicas

Además de lo anterior, al ejercer actividades mercantiles le resulta aplicable el Código de Comercio, que exige una contabilidad ordenada, con libro Diario y libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

Si no realiza actividades económicas

También debe llevar una contabilidad que muestre la imagen fiel, según el artículo 14 de la ley. Para asociaciones muy pequeñas, en la práctica basta con un registro ordenado de ingresos y gastos bien documentado, siempre que permita conocer su situación y elaborar unas cuentas que la asamblea pueda aprobar.